Riskinventeringen ska dokumenteras och omfatta byggnaden, verksamheten och de personer som vistas där. Den ska uppdateras vid förändringar och ligga till grund för rutiner, regler, åtgärder och utrustning.

Brandrisker och oönskade händelser som upptäcks mellan riskinventeringstillfällena ska rapporteras löpande enligt en fastställd rutin. Inventeringen genomförs i relation till gällande krav för verksamhet och byggnad.

Både byggnadens och verksamhetens brandskydd ska inventeras. För byggnaden beskrivs hur många våningar och hur stor yta verksamheten nyttjar, brandcellsgränser och möjligheten till utrymning – finns en relationshandling i form av brandskyddsdokumentation ska den ligga till grund för beskrivningen.

Tekniska system som brandlarm, släcksystem och ventilation ska beskrivas, liksom byggnads- och verksamhetsklass och hur många personer som samtidigt vistas i lokalerna. Byggår och tidpunkt för om- och tillbyggnader anges så att det framgår vilka regelverk byggnaden är projekterad efter. Verksamhetens brandskydd är de rutiner och regler som styr hur risker och händelser hanteras.

En brandskyddspolicy uttrycker företagets viljeinriktning och riktlinjer för hur brandskyddet ska bedrivas och prioriteras.

Det ska finnas en utsedd brandskyddsansvarig med särskilt ansvar för brandsäkerheten. Andra funktioner kan vara utrymningsledare, föreståndare brandfarlig vara, anläggningsskötare eller egenkontrollant brandskydd. Roller och ansvar ska vara tydligt definierade, och om ansvar delegeras ska det ske skriftligen och dokumenteras.

Organisationen ska ha förutsättningar – budget, kunskap, befogenhet och tid – för att klara sina uppgifter både administrativt och praktiskt.

Rutiner och interna regler ska utformas utifrån riskbedömningen och beskriva vad som ska göras, när, hur och av vem. Det omfattar till exempel hantering av brandfarliga varor, brandfarliga heta arbeten, tillträdesregler och kontrollrutiner.

Rutinerna ska också beskriva hur driftstörningar i kravställda eller för verksamheten kritiska funktioner – som brandlarm eller rökluckor – ska hanteras. Det ska dessutom finnas en nödlägesberedskap: den samlade planering och förberedelse som gör att verksamheten kan agera snabbt och effektivt när något allvarligt inträffar.

En skriftlig gränsdragningslista ska visa vem som ansvarar för vad i brandskyddet. Ansvar och arbetsuppgifter fördelas mellan ägaren och nyttjaren samt eventuella andra parter, och det bör framgå hur även kostnaderna fördelas. Listan kan baseras på hyresavtalet eller finnas som ett eget dokument.

En utrymningsstrategi är en övergripande och samlad beskrivning av hur personer ska agera vid brand eller annan nödsituation. Den utgår från det byggnadstekniska brandskyddet, byggnadens utformning och förutsättningar samt verksamhetens art, organisation, personantal och de utrymmandes förmåga. Utrymning ska kunna ske till säker plats innan kritiska förhållanden uppstår.

Utbildningsplanen ska utgå från verksamhetens behov och kravställande regelverk och visa vilka som ska utbildas, i vad och hur ofta. Utbildningar, repetitioner, övningar och introduktioner ska dokumenteras. Det är även lämpligt att ange vilka utbildningar som sker i egen regi respektive via extern aktör.

Genomföra utbildning och övning

Verksamheten ska genomföra de utbildningar och övningar som fastställts i utbildningsplanen samt säkerställa att dessa följs upp och utvärderas. Uppföljningen ska användas för att verifiera att målen uppnåtts och för att identifiera behov av förbättringar i kommande utbildningsinsatser.

Kontroll av risker och brandskyddet

En dokumenterad kontrollplan med kontrollinstruktioner ska finnas som anger vad som ska kontrolleras, hur det ska kontrolleras, hur ofta, av vem och hur resultatet dokumenteras. Upptäckta brister ska vid behov följas upp med åtgärder.

Riskinventering

De risker som upptäcktes vid riskinventeringen ska bedömas och hanteras. De riskåtgärder som beslutas ska dokumenteras. Om risken inte kan elimineras ska tekniska eller administrativa åtgärder läggas in i kontrollplanen för uppföljning och kontroll.

Uppföljning och värdering av risker kan genomföras samtidigt vid löpande kontroll av brandskyddet eller separat men ska dokumenteras.

Egenkontroll

Egenkontroll ska regelbundet utföras av utsedd person och resultatet ska dokumenteras. Om riskinventering sker vid samma tillfälle ska det dokumenteras.

Kontroll och underhåll

Utrustning och brandtekniska installationer ska kontrolleras och underhållas enligt tillverkarens anvisningar och gällande standarder. Kontroll och underhåll bör genomföras av certifierad person, i de fall det finns certifiering.

Intern uppföljning omfattar riskuppföljning och uppföljning av genomförda kontroller och åtgärder. Den genomförs vid behov, men som regel minst en gång per år. Syftet är att säkerställa att risker hanteras korrekt och att verksamhetens brandskyddsåtgärder fungerar som avsett.

SBA ska revideras minst en gång per år. Revisionen ska omfatta hela systemet: ansvar, risker, regler, rutiner, kontroller, förbättringar och dokumentation, och det är lämpligt att den görs av extern part. Då bedöms också om brandskyddet kan anses skäligt i relation till riskerna och gällande lagstiftning, och behovet av en förnyad riskinventering fastställs och dokumenteras.

Observera att brandtekniska installationer ska revideras enligt gällande riktlinjer, standarder eller annan kravställare.

För att kunna hantera en brand under kris, höjd beredskap eller andra extraordinära händelser krävs att det systematiska brandskyddsarbetet fungerar väl under normala förhållanden. En robust och väl implementerad SBA-struktur i vardagen är grunden för att kunna upprätthålla ett tillräckligt brandskydd även när verksamheten utsätts för påfrestningar.

Grundprincipen är samma struktur – nya förutsättningar: riskinventeringen uppdateras utifrån nya risker, organisation och ansvar måste fungera även vid personalbortfall, rutiner måste fungera utan teknikstöd och kontroller behöver ske tätare och enklare.

Läs mer om systematiskt brandskyddsarbete i kris.

För varje byggnad eller anläggning ska det finnas en dokumentation av brandskyddet. Brandskyddet ska vara anpassat till de risker som förekommer eller kan förväntas uppstå i verksamheten. Det systematiska brandskyddsarbetet ska kunna kommuniceras med dem som berörs av det. Dokumentationen ska beskriva byggnaden och dess brandskyddsåtgärder, vilken verksamhet som bedrivs och den organisation som finns för brandskyddet samt de förändringar som sker i verksamheten som kan påverka brandskyddet. Verksamhetens rutiner vid brand, utrymning eller annan olycka samt kontrollrutiner och uppföljning ska finnas.

Befintligt brandskydd bedöms mot riskinventeringen om brandskyddsåtgärderna kan anses rimliga och brandskyddet är skäligt. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att säkerställa att brandskyddet fungerar och att eventuella brister identifieras. Regler och förutsättningar ska kunna kommuniceras till berörd personal. Den ska bland annat omfatta:

• Beskrivning av byggnad, verksamhet och brandskyddets utformning.
• Policy
• Organisation och ansvar
• Riskhantering
• Rutiner, interna regler, utbildningar och kontroller
• Drift- och underhållsrutiner
• Åtgärder vid brister samt uppföljningar
• Resultat av revisioner och förändringar

Dokumentationen ska hållas uppdaterad, känd och användas aktivt i verksamheten. Dokumentation ska vara skriftlig och kunna delges myndighet vid anmodan. Hur riskbedömningen har skett ska även framgå av dokumentationen.

Det bör finnas digitala system, checklistor, loggböcker eller mallar som används för att dokumentera och följa upp SBA. Hjälpmedlen ska vara tillgängliga för berörda parter och anpassade efter verksamheten.