Att upphandla brandskydd

Brandskydd är en viktig del av verksamhetens säkerhetsarbete och omfattar både tekniska lösningar, organisatoriska rutiner och människors kunskap och agerande. En väl genomförd upphandling bidrar till att säkerställa att brandskyddet uppfyller lagkrav, fungerar över tid och är anpassat till verksamhetens faktiska behov. Målet är att systemen och företagets organisation och personal ska ha förmågan att förhindra och hantera en brand i verksamheten

Vid upphandling är det viktigt att inte enbart fokusera på inköpskostnaden. Faktorer som funktion, kvalitet, kompetens, dokumentation, utbildning, service och framtida underhåll påverkar den totala nyttan och säkerheten under systemens livslängd.

SVEBRAs syn på upphandling

SVEBRA verkar för upphandlingar som skapar långsiktigt säkra och hållbara lösningar. Brandskydd bör ses som en funktion där teknik, människor och organisation samverkar.

En väl genomförd upphandling tar hänsyn till verksamhetens risker, ställer relevanta kvalitetskrav och säkerställer att brandskyddet kan förvaltas och utvecklas över tid.

De flesta verksamheter och arbetsplatser utvecklas och är i ständig förändring, system eller funktioner bör upphandlas så att de kan förändras efter verksamhetens behov.

Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)

SBA är grunden för ett fungerande brandskydd. Alla delar av brandskyddet – från projektering och installation till utbildning, egenkontroller, service och dokumentation – bör stödja verksamhetens systematiska brandskyddsarbete. SBA ska redovisa system, organisation och förmåga.

Vid upphandling bör det tydligt framgå hur levererade produkter och tjänster ska bidra till verksamhetens SBA och hur ansvar, dokumentation och uppföljning ska hanteras.

SBA ska även fånga upp förändringar som kan påverka brandskyddet och förenkla beslut och planering för kostnadseffektiva lösningar.

Utgå från verksamhetens risker och behov

Olika verksamheter har olika förutsättningar och riskbilder. Innan en upphandling påbörjas bör risker, verksamhetskrav, personbelastning, myndighetskrav och förväntningar analyseras.

Genom att utgå från verksamhetens faktiska behov ökar möjligheten att uppnå rätt säkerhetsnivå, använda resurserna effektivt för att förhindra och öka förmågan att klara bränder och andra olyckor.

Funktionskrav eller detaljkrav?

SVEBRA ser ofta fördelar med funktionskrav, eftersom de beskriver vilket resultat som ska uppnås istället för exakt hur lösningen ska utformas. Detta ger möjlighet att dra nytta av leverantörers kompetens, erfarenhet och innovation.

Detaljkrav kan samtidigt vara motiverade när specifika lagkrav eller verksamhetskrav måste uppfyllas.

Kompetenskrav på leverantörer

Brandskydd är ett specialistområde där kompetens är avgörande. Upphandlingar bör innehålla tydliga krav på erfarenhet, utbildning, dokumenterade arbetsmetoder och relevant kompetens hos de personer som ska utföra arbetet. Minst lika viktigt är löpande kontakter och avstämningar om systemens utveckling och eventuella förändringar av regler och annan relevant kravställning.

För vissa tjänster och produkter kan certifieringar eller tredjepartsgranskningar vara ett sätt att verifiera kompetens och kvalitet.

Certifiering och tredjepartsgranskning

Certifieringar, ackrediterade kontroller och andra former av oberoende granskning kan bidra till ökad kvalitet och trygghet. De kan även underlätta jämförelser mellan anbudsgivare och skapa större transparens i upphandlingen.

Vilka certifieringar som är relevanta beror på upphandlingens omfattning och innehåll.

Hur bör anbud utvärderas?

Pris är en viktig faktor, men bör sällan vara den enda. Ett långsiktigt perspektiv bör även omfatta kvalitet, kompetens, funktion, dokumentation, support, serviceorganisation och förmåga att stödja verksamhetens SBA, systemens beräknade livslängd och ingående uppdateringar eller andra anpassningar.

En genomtänkt utvärderingsmodell kan bidra till bättre säkerhet och lägre totalkostnad över tid.

Brandskydd är mer än installation

Brandskydd är inte en engångsåtgärd. Även väl projekterade lösningar kräver kontroller, service, dokumentation och uppföljning för att fungera som avsett.

Vid upphandling bör därför hela livscykeln beaktas – från projektering till drift, underhåll och framtida utveckling.

Dokumentation och uppföljning

Dokumentation är en central del av ett fungerande brandskyddsarbete. Det bör framgå vilken dokumentation som ska levereras, i vilket format den ska tillhandahållas och hur den ska hållas aktuell. Vilka handlingar som överlämnas vid ett eventuellt leverantörsbyte bör till exempel framgå.

Tydlig dokumentation underlättar förvaltning, uppföljning och framtida förändringar.

Vanliga brister i upphandlingar

Vanliga utmaningar är otydliga krav, alltför stort fokus på lägsta pris, bristande hänsyn till drift och underhåll samt oklara ansvarsförhållanden. Det är viktigt att båda parter har en gemensam målbild av förväntningarna på leveransen, -ett lätthanterat system kan tolkas olika av leverantör och användare.

Genom tydliga mål, relevanta kvalitetskrav och ett livscykelperspektiv kan många problem förebyggas.

Regelverk och standarder

Upphandlingar bör utgå från relevanta lagar, regler och etablerade standarder. Exempel på områden som kan vara aktuella är Lagen om skydd mot olyckor (LSO), Boverkets byggregler (BBR), Arbetsmiljöverkets föreskrifter samt branschstandarder för produkter, installationer och underhåll. Försäkringsgivares kravställning ska alltid beaktas.